승인 기반 디지털 명함: 인사팀을 위한 더욱 스마트한 업무 흐름

인사팀은 특정 직원 그룹에게 디지털 명함을 발급해야 하는 경우가 많습니다. 영업팀도 필요하고, 채용 담당자도 필요하고, 경영진도 필요합니다. 하지만 다른 많은 직원들은 디지털 명함이 필요하지 않습니다.

이 과제는 간단합니다.수동으로 각 명함을 디자인하거나 무단 복제를 허용하지 않고 특정 직원만을 위한 디지털 명함을 만드는 방법은 무엇인가요?

QRCodeChimp 이미 개인 및 대량 디지털 명함 생성 기능을 지원하고 있었습니다. 하지만 많은 조직에서는 직원들이 양식을 통해 세부 정보를 제출하고 인사팀에서 승인을 거쳐 명함이 생성되는 보다 체계적인 프로세스를 원했습니다.

새로운 승인 기반 디지털 명함 워크플로는 바로 이러한 기능을 제공합니다. 이번 업데이트의 작동 방식과 인사팀이 더욱 효율적이고 효과적으로 대량의 명함을 제작할 수 있도록 지원하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

당면 과제: 직원들에게는 카드가 필요하고, 인사팀에는 관리 감독이 필요하다

대규모로 직원용 디지털 명함을 제작할 때 인사팀이 직면할 수 있는 몇 가지 문제점을 살펴보겠습니다. 

디지털 카드에 대한 간소화된 신청 및 승인 절차가 없습니다.

많은 조직에서는 특정 직원에게만 디지털 명함을 제공하고 싶어합니다. 하지만 적절한 요청 시스템이 없으면 인사팀은 명함을 수동으로 만들거나 여기저기 흩어져 있는 스프레드시트를 관리해야 하는 경우가 많습니다. 인사팀은 직원들이 간편하게 정보를 제출할 수 있는 방법과 명함 제작 전에 요청을 승인할 수 있는 체계적인 프로세스가 필요합니다.

분야, 디자인 및 브랜딩의 불일치

직원들이 각자 독립적으로 디지털 명함을 만들 경우, 레이아웃, 색상 또는 구조가 서로 다를 수 있습니다. 그 결과, 브랜드 이미지가 서로 충돌하여 고객, 파트너 및 팀과 소통하는 모든 사람에게 혼란을 야기할 수 있습니다.

모든 디지털 카드를 추적 관리합니다.

조직 규모가 커질수록 모든 직원의 카드 정보를 추적하는 것이 어려워집니다. 수동 모니터링은 오류를 놓치거나, 중복 카드를 발견하거나, 정보가 오래되어 회사 이미지에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

콘텐츠 제작 요청 승인 절차가 간소화된다면 얼마나 좋을까요?

계속 읽어보세요. 이번 업데이트를 통해 바로 그 기능을 활용할 수 있답니다! 🤩

해결 방법 : QRCodeChimp'의 승인 기반 디지털 명함 워크플로

QRCodeChimp 디지털 명함에 대한 승인 기반 워크플로를 생성할 수 있습니다. 

먼저 마스터 템플릿 역할을 하는 일괄 배치 파일을 생성한 다음, 이를 기반으로 양식을 생성합니다. 직원들은 이 양식을 통해 자신의 정보를 제출하고, 카드 생성을 즉시 진행할지 또는 인사팀 승인 후에 진행할지 선택할 수 있습니다. 

이를 통해 직원들은 간편하게 카드를 신청할 수 있으며, 인사팀은 모든 권한을 유지할 수 있습니다.

이번 새 기능의 주요 특징을 살펴보겠습니다.

• 직원들은 정해진 양식을 통해 자신의 정보를 제출합니다.
• 인사팀은 카드가 발급되기 전에 요청을 승인하거나 거부할 수 있습니다.
• 모든 카드의 필드를 일관되게 유지하세요.
• 생성된 모든 카드는 일괄 QR 코드 내에 정리되어 저장됩니다. 
• 이 시스템은 대규모 팀에서도 손쉽게 확장할 수 있습니다.

인사 담당자에게 어떤 이점을 제공하고 업무 부담을 줄여줄까요?

이 워크플로는 전체 프로세스를 체계적이고 통제된 방식으로 유지하면서 인사 담당자의 수작업 부담을 크게 줄여줍니다. 누가 디지털 명함이 필요한지 일일이 추적하고 수동으로 제작하는 대신, 직원들은 명함이 필요할 때마다 간단한 양식을 통해 자신의 정보를 제출하면 됩니다.

인사팀은 더 이상 목록을 관리하거나, 이메일로 후속 조치를 취하거나, 흩어진 요청을 처리할 필요가 없습니다. 승인 기능이 활성화된 경우, 인사팀은 제출된 내용을 검토하고 승인하기만 하면 됩니다. 승인이 완료되면 미리 정의된 템플릿을 사용하여 디지털 명함이 자동으로 생성되어 직원에게 공유됩니다.

이러한 접근 방식은 모든 카드를 일관성 있고 규정을 준수하는 상태로 유지하면서 직원들이 필요에 따라 카드를 발급받을 수 있도록 합니다. 인사팀은 세부적인 관리 없이도 시스템을 완벽하게 감독할 수 있으므로 팀 규모가 커지거나 직무가 자주 변경되더라도 시스템을 쉽게 확장할 수 있습니다.

직원들이 직접 카드를 발급하고 인사팀의 역할을 단순 승인으로 제한함으로써, 이 워크플로는 인사팀의 업무 부담과 지속적인 관리 오버헤드를 크게 줄입니다.

단계별 안내: 디지털 명함 제작을 위한 승인 기반 워크플로 설정 방법

디지털 명함을 제작하기 위한 승인 기반 워크플로우 설정은 생각보다 쉽습니다. 다음의 간단한 단계를 따라 시작해 보세요.

1단계: 디지털 명함의 구조를 만드세요

이 단계에서는 직원들이 만드는 모든 디지털 명함에 적용될 디지털 명함 구조를 만듭니다. 일종의 마스터 템플릿이라고 생각하시면 됩니다. 

1.1 로 이동 디지털 명함 해결책을 제시하고 대량 업로드를 활성화합니다. 

1.2 콘텐츠 탭에서는 요구 사항 및 디자인 선호도에 따라 필드를 추가, 삭제 또는 재배열하여 디지털 명함의 구조를 만들고 관리할 수 있습니다.

1.3 QR 코드 대량 배치를 저장하세요. 

2단계: 디지털 명함 입력란이 포함된 양식을 만드세요.

대량으로 저장한 후, 다음으로 이동하세요. QR코드 솔루션 양식 다음 단계를 따르세요. 

2.1 페이지 코드(URL)를 선택하고 양식 디자인을 지정하세요.

2.2 폼 필드를 추가하세요. 이 필드들이 디지털 명함 구조에 추가한 필드와 일치하는지 확인하세요. 

2.3 "양식 제출 시 랜딩 페이지 생성 활성화" 옵션을 활성화하세요. 

2.4 랜딩 페이지 유형을 디지털 명함으로 설정하고, 이전 단계에서 저장한 대량 파일을 선택하세요. 

2.5 "필드 매핑 창 열기"를 클릭하고 양식 필드를 디지털 명함의 필드에 매핑하세요. 

2.6 디지털 명함을 양식 제출 직후에 생성할지, 아니면 사용자 측에서 수동으로 승인한 후에 생성할지 선택하세요. 

2.7 양식의 QR 코드를 저장하고 URL을 직원들과 공유하세요. 

3단계: 디지털 명함 제작 승인

3.1 “랜딩 페이지 생성 시점 선택” 섹션에서 “제출된 양식 응답에 대한 수동 승인 후”를 선택하세요.

3.2 "양식 응답"으로 이동하세요." "양식 이름"을 사용하여 올바른 양식을 식별하십시오." 작성 시 입력하신 내용입니다. 모든 제출 내용을 보려면 "응답 보기"를 클릭하세요. 승인 or 거절 필요에 따라 사용하세요.

3.3 양식 제출 시 이메일 알림을 받으려면 "승인 요청에 대한 이메일 알림 보내기" 옵션을 활성화하고 이메일을 수신할 이메일 주소를 추가하세요. 

요청을 승인하면 디지털 명함이 해당 카드 소유자에게 이메일로 전송됩니다. 새로 생성된 각 카드의 기록은 일괄 기록 시트에 추가되어 모든 것을 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

이 워크플로를 사용하면 인사팀에서 명함 생성을 사전에 관리할 필요가 없습니다. 직원들은 필요할 때만 디지털 명함을 요청하고, 인사팀은 이를 승인하기만 하면 됩니다. 이를 통해 수동 추적 작업이 사라지고 지속적인 관리 업무가 줄어듭니다.

인사 담당자를 위한 승인 기반 디지털 명함의 이점

승인 기반 워크플로는 인사팀에 필요한 구조를 제공하는 동시에 직원들이 프로세스를 쉽게 이용할 수 있도록 해줍니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.

✅ 요청 및 승인에 기반한 카드 생성 (인사팀의 최소한의 노력으로 가능)

직원들은 간단한 양식을 통해 자신의 정보를 제출할 수 있으며, 인사팀은 디지털 명함이 생성되기 전에 각 요청을 승인할 수 있습니다. 이를 통해 수동 추적이나 정보 분산 없이 적합한 직원만 명함을 받을 수 있습니다.

인사팀은 더 이상 누가 카드가 필요한지 추적하거나 수동으로 카드를 발급할 필요가 없습니다. 직원이 요청을 하면 인사팀은 승인만 하면 되므로 일상적인 업무 부담이 줄어듭니다.

🎨 디자인, 구조 및 카드 필드의 일관성을 유지하세요

모든 명함은 동일한 레이아웃과 브랜드 스타일을 따릅니다. 인사팀에서 템플릿을 한 번 설정하면 모든 직원 명함이 회사 ​​표준에 맞춰 제작됩니다.

⚠️ 카드 생성 과정을 감독하고 오용 위험을 줄이세요

인사팀은 카드가 생성되기 전에 제출된 모든 정보를 검토하여 승인되지 않았거나 잘못된 정보가 게시되는 것을 방지합니다.

💻 제작한 모든 디지털 명함을 한 곳에서 관리하세요

모든 카드는 동일한 일괄 처리 방식으로 연결됩니다. 인사 담당자는 흩어진 이메일이나 파일을 뒤적일 필요 없이 단일 스프레드시트에서 카드를 보고, 필터링하고, 관리할 수 있습니다.

💼 신입 직원의 빠른 온보딩을 지원합니다

신입 사원은 양식을 작성하고, 인사팀에서 신속하게 카드를 승인합니다. 수동 디자인 작업도 필요 없고, 지연도 없고, 불일치도 발생하지 않습니다.

시공 종합

승인 기반 워크플로는 수동 카드 생성, 후속 조치 및 추적을 없애 인사 담당자의 업무 부담을 줄여줍니다. 직원들은 간단한 양식을 통해 카드를 신청하고, 인사 담당자는 이를 검토 및 승인하면서 모든 권한을 유지합니다.

이번 업데이트를 통해 인사팀은 더욱 깔끔하고 안정적인 시스템을 활용하여 대규모 직원 카드를 생성하고 관리할 수 있게 되었습니다. 오용을 방지하고 오류를 줄이며 모든 카드에서 회사 고유의 아이덴티티를 유지합니다.

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